A reunião online já virou parte da rotina de praticamente todos os brasileiros. Conforme falamos neste texto aqui, muitas empresas já adotaram o home office como uma política permanente, enquanto outras passaram a praticar um modelo misto, com teletrabalho e atividades presenciais.

Isso trouxe uma nova realidade de trabalho a muitas pessoas, que inclui um esforço extra de organização. Fazer uma reunião online deixou de ser um grande evento e virou algo rotineiro, repetido à exaustão várias vezes durante o dia. Não são incomuns os relatos de pessoas reclamando que não conseguem mais trabalhar, pois passam a maior parte do seu dia em reuniões.

Além disso, diversos questionamentos surgem, tanto do ponto de vista prático, como ferramentas a serem utilizadas; psicológicos, como preservação da intimidade e timidez para o vídeo; e jurídicos. Neste texto, abordaremos como participar de uma reunião online, baseado na aula de Inteligência Emocional ministrada pela professora Sylvia Hartmann, em nosso curso GRATUITO de Formação de Líderes Digitais.

A Reunião Online é um registro de atividade profissional

Em primeiro lugar, é importante notarmos que a reunião online é uma atividade profissional. Apesar de não haver a formalidade de um encontro na sala de reuniões do escritório, todos estão ali a trabalho, visando resolver os problemas da empresa. Este ponto é muito importante pois cabe ao profissional saber que não deve, de forma alguma, (deixar de) fazer algo diferente do que (não) faria no ambiente empresarial.

Aliás, na nova realidade de mercado que temos, a internet passou a ser o ambiente empresarial da maior parte das pessoas. Nossos computadores e celulares são as nossas “salas”, e de alguma forma o trabalhou acabou sofrendo uma fusão com nossas vidas pessoais. Entretanto, cabe a cada um impor os limites e fazer essa divisão entre privado e corporativo.

Uma das maiores dificuldades que as pessoas têm relatado com o home office é exatamente a administração do tempo de trabalho. Enquanto uns sofrem para ter a mesma produtividade com as distrações do lar (que vão desde o preparo do almoço até a convivência com filhos, cônjuges e pets), outros estão trabalhando 18 horas por dia, porque simplesmente não conseguem “deslogar”. Não importa qual seja o seu caso, lembre-se de que é necessário encontrar o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. A saúde mental é tão importante quanto a física!

Prepare seu ambiente

O primeiro passo para você conseguir obter o máximo de desempenho em uma reunião online – e no trabalho de uma forma geral – é organizando o ambiente, dentro do possível. Ter os equipamentos em um local destinado somente ao trabalho pode ser de fundamental ajuda, pois a nossa mente já associa aquele cômodo com o fato de estarmos trabalhando. Porém, sabemos que nem todo mundo pode montar um “escritório” dentro de casa, assim alguns ajustes podem fazer toda a diferença.

Deixe o computador sobre uma mesa (e não no sofá, sem conforto), invista numa cadeira confortável, em que você possa manter os braços em posição agradável. Também cuide da iluminação, para enxergar tranquilamente o computador e ser visto durante as reuniões. Uma dica importante: se você participa de muitas chamadas de vídeo, encontre um local no qual ficará confortável com isso. Não é legal aparecer com roupas penduradas atrás, ou até mesmo uma cama bagunçada.

Se for inevitável ter a cama como cenário, por exemplo, deixe tudo arrumadinho. Coisas muito pessoais ao fundo como fotos, brinquedos e animais de pelúcia podem tirar um pouco o foco do que está sendo discutido, então tente deixar tudo o mais “clean” possível.

Vista-se adequadamente

Da mesma forma que o ambiente precisa ser adequado ao trabalho, o seu visual também. Este ponto talvez traga a maior dúvida de quem começou recentemente a trabalhar no home office: preciso me vestir como se estivesse no escritório?

Antes de mais nada, lembre-se do que dissemos no início: você está trabalhando. Ficar de pijama, além de ser algo que chamaria a atenção mais do que qualquer coisa em uma reunião online, é algo que não te coloca no clima do trabalho. Estar vestido de forma adequada faz com que o seu cérebro perceba que você está trabalhando, e a motivação e empenho serão de acordo com essa situação.

Evidentemente que no home office cabe um pouco mais de leveza. Talvez o terno e gravata sejam substituídos por uma camisa, ou até mesmo uma camiseta polo. Lembre-se que a forma como você se apresenta mostra muito sobre como está levando a sério aquele momento.  Entrar em uma reunião online de pijama, com a camisa do seu time, sem pentear o cabelo, cuidar da barba e minimamente da aparência será motivo de comentários por um bom tempo. Se não fazemos isso quando vamos à empresa, por que arriscarmos quando estamos em casa?

Muitas pessoas têm optado por entrar em chamadas de vídeo sem mostrar o próprio vídeo. Por mais que existam fatores como timidez e a privacidade de cada um em questão, isso demonstra uma falta de comprometimento e respeito com a equipe. Uma vez que todos estão ali se expondo, mostrando o rosto e por consequência a intimidade de seu lar, é importante que você faça o mesmo. Sendo assim, esteja o expediente inteiro disponível para aparecer em vídeo chamadas, e encare com a maior naturalidade possível estes momentos.

A Reunião Online precisa de uma pauta bem definida

Em qualquer tipo de reunião, seja presencial ou online, um dos fatores que mais aumenta a produtividade é o foco na pauta a ser discutida. Reuniões muito longas, sem que os temas estejam muito claros, costumam ser conversas sem nenhum direcionamento, cujo resultado é muito ruim para as empresas.

No ambiente virtual, essa dispersão corre o risco de aumentar muito. Dificuldades técnicas de conexão, o atraso nas transmissões e até mesmo o ambiente menos formal podem deixar o encontro muito menos produtivo. Esse é, aliás, o grande argumento das pessoas que são contra o home office, que alegam ser impossível tratar dos assuntos da mesma forma que presencialmente.

Opinião contrária ou não, o teletrabalho é uma realidade estabelecida nas relações de negócios daqui para frente. Dessa forma, como podemos extrair o máximo de um encontro?

Estabelecer previamente as pautas da reunião online auxiliam muito na condução dela. Saber quais pontos serão tratados, e se possível colocar metas para o tempo dispensado a cada assunto, são dicas de ouro de produtividade. Porém, há um elemento muito presente em todas as empresas e que fica um pouco defasado neste tipo de encontro: a hora do cafezinho.

É comum em empresas que os funcionários parem seu trabalho periodicamente por alguns minutos e tomem um café, conversando com seus colegas. Esse momento é muito importante para dispersar um pouco a cabeça, quebrar o gelo, estreitar relacionamentos e até mesmo para ter grandes ideias. Muitas decisões de grandes empresas foram tomadas na hora do cafezinho, em uma conversa informal. Partindo dessa ideia, como inserir a rotina do cafezinho na atividade feita à distância?

Empresas investem no Happy Hour Virtual

Algumas empresas têm dedicado, com sucesso, uma pequena parte de suas reuniões para isso. Seja no início, quando todos estão conectando, ou depois de terminada a discussão principal, existe um momento para que as pessoas falem livremente sobre o que quiserem. Em alguns casos, existe até o Happy Hour Virtual, um momento em que as pessoas se reúnem apenas para comemorar resultados, confraternizar e jogar conversa fora.

Mesmo quando não há a formalização desse momento, é possível adaptar a hora do café para as plataformas tecnológicas. Ela pode ser representada por uma conversa no WhatsApp, uma troca de e-mails ou, como dissemos, um momento específico da reunião. O fato de a pauta ter sido definida com antecedência e haver a necessidade de cumprimento de prazos não pode transformar as pessoas em robôs. Como diz o velho ditado, é possível ser sério sem ser sisudo, e leve sem ser leviano.

Tenha domínio sobre o tema da reunião

Considerando todos os fatores que citamos, ainda há um que faz com que muitas pessoas tenham dificuldades em reuniões e não consigam sua escalada profissional: o despreparo. Não importa se você está em uma reunião online, apresentação para investidores, demonstração de resultados ou até mesmo aula virtual. Para conseguir ter um bom desempenho, o básico é que você domine completamente aquele assunto que está em pauta.

Não existe uma regra sobre como se preparar, é um processo muito individual, mas alguns caminhos são conhecidos. O primeiro deles é pesquisar o máximo que puder sobre o tema, e conhecer as principais vertentes existentes naquele assunto. Igualmente, prepare sua fala pensando em todos os contrapontos que possam ser colocados, e reforce seus argumentos com dados confiáveis.

Conheça seu público-alvo, e fale de uma forma que seja compreensível para todos. Reforce os pontos que você mais domina, e demonstre confiança no seu trabalho, para evitar questionamentos desnecessários. Em conclusão, trabalhe seus pontos mais fortes, para que eles fiquem em evidência durante a reunião virtual. Pode ser uma excelente oportunidade para que lhe seja conferida a liderança de um projeto ou equipe.

Curso Gratuito de Formação de Líderes Digitais

As interações online são apenas uma parte do que foi abordado na segunda aula de nosso curso GRATUITO de Formação de Líderes Digitais. Também falamos sobre liderança, inteligência emocional e como entender a comunicação à distância.

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